Helmholtz-Zentrum Deutsches Geoforschungszentrum
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Am Forschungsinstitut für Nachhaltigkeit (RIFS) werden Entwicklungspfade für die globale Transformation zu einer nachhaltigen Gesellschaft erforscht, aufgezeigt und unterstützt. Das Institut wurde 2009 als Institute for Advanced Sustainability Studies (IASS) gegründet und ist seit dem 1. Januar 2023 unter dem neuen Namen angebunden an das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches Geoforschungszentrum GFZ und damit Teil der Helmholtz-Gemeinschaft.

Für das am RIFS angesiedelte Deutsch-Französische Zukunftswerk ist die folgende Stelle zu besetzen:

Sachbearbeiter:in (w_m_d) Budget und Vergabe

Kennziffer 9267

Das Zukunftswerk beruht auf Artikel 22 des 2019 von Emmanuel Macron und Angela Merkel unterschriebenen Aachener Vertrags. Seine Aufgabe ist es, Wege in eine nachhaltige Zukunft aufzuzeigen und die Transformationsfähigkeit beider Länder zu stärken. Dafür forscht das Zukunftswerk, gestaltet einen Austausch zwischen Städten und Gemeinden beider Länder und entwickelt Handlungsempfehlungen an deren Regierungen.

Gesucht wird ein:e Sachbearbeiter:in, der:die sich in einem mehrsprachigen Umfeld zurechtfindet und eine selbstständige und strukturierte Herangehensweise mitbringt. Der:Die erfolgreiche Bewerber:in bearbeitet alle Beschaffungs-, Haushalts- und Budgetangelegenheiten und das Projektcontrolling. Er:Sie ist darüber hinaus für das Büromanagement zuständig.

Ihr Aufgabengebiet:

  • Aufstellung von Hochrechnungen und Budgetszenarien in Abgleich mit Zuwendungsbescheid und Änderungsbescheiden
  • Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen für eine termingerechte Abrechnung
  • Buchführung, koordinierter Abgleich geplanter und tatsächlicher Ausgaben (u.a. mit Reisekostenabrechnungen), Kontrolle und Erfassung von Zahlungseingängen und -ausgängen
  • regelmäßige Berichterstattung an die Projektleitung und vorausschauende Planung und Vorbereitung von Mittelabrufen und ggf. -verschiebungen
  • Kommunikation mit dem Projektträger und Unterstützung der Projektleitung bei der Berichterstattung an die Finanzmittelgeber
  • Büromanagement der Räumlichkeiten des Deutsch-Französischen Zukunftswerks in Berlin, insbesondere Beschaffungsmanagement und Absprachen/Koordination mit externen Dienstleister:innen
  • Unterstützung von Vergabeprozessen durch Marktrecherchen, Erstellung von Leistungsbeschreibungen, Preisblättern und Anpassung von Vertragsentwürfen und die Koordinierung von Ausschreibungen bis zur Zuschlagserteilung

Ihre Qualifikation:

  • abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) bzw. abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r (Abschluss Verwaltungslehrgang II), in einem kaufmännischen Beruf, oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten
  • Kenntnisse in der Verwaltung des öffentlichen Dienstes, insbesondere Vergabe, Beschaffung und Budgetangelegenheiten
  • Erfahrung bei der selbstständigen Durchführung von komplexen Vergabeverfahren
  • Erfahrung im Umgang mit SAP in Beschaffungs- und Budgetprozessen
  • Erfahrung in der Budgetverwaltung von Drittmittelprojekten
  • sehr gute Deutschkenntnisse sowie in mindestens einer der Sprachen Englisch oder Französisch

Ihr Profil:

  • Kenntnisse im Rechnungswesen und sicherer Umgang mit MS-Office (insb. Excel)
  • Zahlenaffinität und Sorgfalt im Umgang mit rechtlichen Vorgaben
  • Kenntnisse im Projektmanagement und/oder Vergabe- und Zuwendungsrecht bei öffentlich geförderten Projekten von Vorteil
  • verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift
  • Französischkenntnisse von Vorteil

Wir bieten Ihnen:

  • anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen deutsch-französischen Forschungsumfeld
  • modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
  • Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
  • umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
  • eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
  • Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work

Startdatum: nächstmöglich
Befristung: 31.12.2024
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund mit der Entgeltgruppe 9b bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.
Arbeitsort: Berlin


Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 12.06.2024. Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular.

Diversität und Chancengleichheit sind integrale Bestandteile unserer Personalpolitik. Das RIFS setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt.

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BbgDSG verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.
Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Martin Löser per E-mail martin.loeser@df-zukunftswerk.eu zur Verfügung. Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich gerne an unser Recruiting-Team unter der Telefonnummer +49 (0) 331-6264-28787.


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