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Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft sind wir Teil der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.300 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel und seinen regionalen Auswirkungen zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und damit verbundene Risiken zu mindern, um den wachsenden Bedarf an Energie und Rohstoffen für eine Hightech-Gesellschaft auf nachhaltige Weise zu sichern sowie den Einfluss der Menschen auf das System Erde zu bewerten.
In der Verwaltung (teamübergreifend) ist die folgende Stelle für die Bereiche Personal und Finanzen zu besetzen:

Teamassistenz (w_m_d) bilingual

Kennziffer 6326

Ihr Aufgabengebiet:

  • Koordination und Durchführung der Arbeitsabläufe des Sekretariats und des Geschäftsverkehrs für die Arbeitsbereiche Personal und Finanzen (z.B. Terminkoordination von Besprechungen vor Ort und Online-Meetings inkl. Bewerbungsverfahren, Erstkontakt für Anfragen, Telefon, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Aktenführung, Informationsrecherche)
  • Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache z. B. durch eigenständiges Anfertigen von qualitativ hochwertigen Übersetzungen (Deutsch-Englisch und Englisch-Deutsch)
  • eigenverantwortliche Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Gästeempfang, Erstellung von Präsentationen und Protokollführung
  • Aktualisierung von Internet- und Intranetseiten der Abteilungen
  • Erstellung regelmäßiger Reports und Statistiken
  • Unterstützung des Dokumentenmanagements und der Archivierung
  • eigenständige Bestellung (Büromaterial, Ausstattung für Arbeitsplätze inkl. IT, Arbeitsschutz-Ausrüstung, Dienstleistungen u.a.) und Bestandsführung des Büromaterials u.a.
  • Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen (z.B. Arbeitskreise und Arbeitsgruppen, Firmenlauf, Blutspende-Termine) inkl. Online-Konferenzen
  • Sicherstellung und Betreuung des Onboarding von neuen Mitarbeiter:innen in den jeweiligen Abteilungen
  • Unterstützung im Qualitätsmanagement

Ihr Qualifikationsprofil:

  • Qualifikation als Fremdsprachensekretär:in o.ä., d.h. kaufmännische oder verwaltungstechnische oder vergleichbare Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit oder eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung mit diesen Qualifikationen; idealerweise zwei- oder mehrsprachiger Hintergrund
  • mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz von Abteilungsleitungen oder vergleichbar, idealerweise in interdisziplinären Teams oder teamübergreifend
  • Zweisprachigkeit (Deutsch/Englisch) in Wort und Schrift, mindestens eine der Sprachen fließend und verhandlungssicher und die andere Sprache mindestens sehr gut, weitere Sprachen sind von Vorteil
  • nachgewiesene internationale Berufserfahrung oder Erfahrung in interkulturellen Zusammenhängen ist von Vorteil
  • sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); idealerweise Erfahrung mit Adobe-Tools (z.B. Adobe Acrobat LifeCycle Designer); wünschenswert sind Kenntnisse in Content-Management-Systemen (z.B. TYPO3); erforderlich ist die Bereitschaft, neue Systeme und Tools zu erlernen, um die Qualität und Effizienz der Arbeitsabläufe und -ergebnisse zu verbessern
  • ausgezeichnete Koordinationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mit komplexen Situationen professionell und zielgerichtet umzugehen
  • besonders hohes Maß an Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit sowie ausgeprägte Integrität und Dienstleistungsorientierung
  • selbstständige, ergebnisorientierte und präzise methodische Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe sowie ausgeprägtes Interesse und die Fähigkeit, selbstständig neue Arbeitsverfahren und -werkzeuge zu erlernen
  • diskreter Umgang mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen auf allen Ebenen, in allen Situationen und zu allen Themen
  • Berufserfahrung im Wissenschaftsmanagement, in der öffentlichen Verwaltung, bei Körperschaften des öffentlichen Rechts oder Stiftungen ist von Vorteil
  • Sie mögen Schnittstellenmanagement und gehen proaktiv auf andere zu

Wir bieten Ihnen:

  • anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
  • modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
  • Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
  • umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
  • eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
  • Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
  • eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände 
  • einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
  • eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus 

Startdatum:nächstmöglich
Befristung: 2 Jahre (mit Option der Entfristung bzw. bei Bewerbung aus einer aktuell unbefristeten Beschäftigung)
Vergütung:Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.
Arbeitsort:Potsdam

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 28.08.2022. Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular.

Diversität und Chancengleichheit sind integrale Bestandteile unserer Personalpolitik. Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Nicht-lineare Lebensläufe sind willkommen, und Unterbrechungen der beruflichen Laufbahn werden nicht als Nachteil angesehen. Hierzu können Sie sich bei Fragen an unsere Schwerbehindertenvertretung unter sbv(at)gfz-potsdam.de wenden, die Sie gern im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt. Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter können Sie gern mit unserer Gleichstellungsbeauftragten unter gba(at)gfz-potsdam.de Kontakt aufnehmen.

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BbgDSG verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.
Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Beate Kessler, Personalleitung zur Verfügung, Tel. +49 (0)331 288 1610, Email kessler(at)gfz-potsdam.de. Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an Frau Buge, Tel. +49 (0) 331 288 28787.

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