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Assistenz des Vorstandes (w/m/d)
Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft sind wir Teil der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.300 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel und seinen regionalen Auswirkungen zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und damit verbundene Risiken zu mindern, um den wachsenden Bedarf an Energie und Rohstoffen für eine Hightech-Gesellschaft auf nachhaltige Weise zu sichern sowie den Einfluss der Menschen auf das System Erde zu bewerten.
Für den Bereich WV Wissenschaftlicher Vorstand ist die folgende Stelle zu besetzen:

Assistenz des Vorstands (w/m/d)

Kennziffer 5704

Ihr Aufgabengebiet:

  • Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen als integrales Mitglied des Assistenz-Teams zur Unterstützung des Vorstands des GFZ sowie angrenzender Bereiche (z. B. Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Ablage- und Aktenmanagement, Informationsrecherche)
  • Planung und Organisation von internen und externen Geschäftsterminen, Veranstaltungen, Telefon- und Videokonferenzen im virtuellen sowie im Präsenzmodus, u. U. mit Gästebewirtung
  • aktive Unterstützungsarbeit bei der Vorbereitung der GFZ Gremiensitzungen und anderer Governance-Aktivitäten auf Vorstandsebene mit in- und ausländischen Gästen
  • Abwicklung der gesamten mündlichen und schriftlichen Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner*innen in Deutsch und Englisch
  • Erstellung von Entscheidungs- und Präsentationsvorlagen
  • Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen und Veranstaltungen, einschließlich der Erstellung und Überarbeitung von Sitzungsprotokollen
  • Planung und Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsreisen für den Vorstand

Ihr Qualifikationsprofil:

  • Qualifikation als Fremdsprachensekretär (w/m/d) o. ä., d. h. kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung oder eine Ausbildung, die diese Qualifikationen beinhaltet
  • Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit in beiden Sprachen; weitere Fremdsprachen (z.B. Spanisch, Französisch, Niederländisch) sind von Vorteil
  • mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz von Führungskräften auf Vorstandsebene oder vergleichbar
  • souveräner Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) und Adobe-Tools
  • ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent sowie Integrität, Serviceorientierung und Teamfähigkeit
  • selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe
  • absolute Verschwiegenheit und ausgeprägte Sensibilität


Startdatum: nächstmöglich
Befristung: 2 Jahre
Vergütung: Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen des TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche)
Arbeitsort: Potsdam

Wir bieten Ihnen:

  • anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
  • modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
  • Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
  • umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
  • eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
  • Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
  • eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
  • einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
  • eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 16.01.2022. Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular.

Diversität und Chancengleichheit sind integrale Bestandteile unserer Personalpolitik. Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Hierzu können Sie sich bei Fragen an unsere Schwerbehindertenvertretung unter sbv@gfz-potsdam.de wenden, die Sie gern im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt. Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter können Sie gern mit unserer Gleichstellungsbeauftragten unter gba@gfz-potsdam.de Kontakt aufnehmen.

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BbgDSG verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.
Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Mary Teresa Lavin-Zimmer entweder per Email mary-teresa.lavin-zimmer@gfz-potsdam.de oder per Telefon +49 (0) 331-288-1024 zur Verfügung. Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an Frau Buge, Tel. +49 (0) 331-288-28787.

Kontakt

Franca Buge
Sachbearbeiterin
Franca Buge
Abteilung Personal
Telegrafenberg
Gebäude G, Raum 429
14473 Potsdam
+49 331 288-28787
Zum Profil

Für Fragen zur Gleichstellung steht Ihnen die Gleichstellungsbeauftragte des GFZ, Frau Dr. Weckmann unter Tel. +49 331 288-2824 bzw. per E-Mail zur Verfügung.

Fragen zur Mitarbeit schwerhinderter Personen beantwortet gerne die Schwerbindertenvertreterin des GFZ, Frau Thiel unter Tel. +49 331 288-1648 bzw. per E-Mail.