Am Forschungsinstitut für Nachhaltigkeit (RIFS) werden Entwicklungspfade für die globale Transformation zu einer nachhaltigen Gesellschaft erforscht, aufgezeigt und unterstützt. Das Institut wurde 2009 als Institute for Advanced Sustainability Studies (IASS) gegründet und ist seit dem 1. Januar 2023 unter dem neuen Namen angebunden an das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches Geoforschungszentrum GFZ und damit Teil der Helmholtz-Gemeinschaft.

Zur Unterstützung der Forschungsgruppen ist die folgende Stelle zu besetzen:

Ihr Aufgabengebiet:

• Assistenzaufgaben, beispielsweise:
  • selbstständige Koordination und Organisation des administrativen Tagesgeschäfts und Korrespondenz, z.B. Termin-/Reisemanagement, Bearbeitung postalischer und elektronischer Korrespondenz, Ablagemanagement, Datenpflege
  • Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen im In- und Ausland
  • Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen
• Unterstützung bei der projektinternen Budgetverwaltung und Erstellung der Mittelanforderung
• Aufbau und Pflege der Kommunikationsnetzwerke zu den internen und externen Projektpartner:innen
• Koordination der Personaleinstellungen aus Drittmitteln und Unterstützung beim Onboarding
• Korrespondenz und Kommunikation in Deutsch und Englisch, Übersetzung und Bearbeitung fremdsprachlicher Texte, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Dokumentationen

Ihr Qualifikationsprofil:

• erfolgreich abgeschlossenes Studium oder kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung
• verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau B2)
• mehrjährige Erfahrung im professionellen Sekretariatsmanagement und/oder Assistenztätigkeit, idealerweise in einer wissenschaftlichen Einrichtung
• ein vorausschauendes, ergebnisorientiertes Denkvermögen gepaart mit Einsatzfreude und Aufgeschlossenheit gegenüber neuen und wechselnden Aufgaben
• eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine dienstleistungsorientierte, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• sehr gute Kenntnis der gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Power Point, Outlook), idealerweise erste Erfahrungen mit SAP
• der Umgang mit Menschen aus verschiedenen Ländern und Kulturen, Interesse an der Betreuung eines großen „bunten“ Teams ist etwas worauf Sie sich besonders freuen

Diversität und Chancengleichheit sind integrale Bestandteile unserer Personalpolitik. Das RIFS setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt.

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BbgDSG verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.
Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Christina Stobernack entweder per Email christina.stobernack@rifs-potsdam.de oder per Telefon +49 (0) 331-6264-22414 zur Verfügung. Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich gerne an unser Recruiting-Team unter der Telefonnummer +49 (0) 331-6264-28787.