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Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft sind wir Teil der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.400 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel und seinen regionalen Auswirkungen zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und damit verbundene Risiken zu mindern, um den wachsenden Bedarf an Energie und Rohstoffen für eine Hightech-Gesellschaft auf nachhaltige Weise zu sichern sowie den Einfluss der Menschen auf das System Erde zu bewerten.

In der Abteilung 3.1 Anorganische und Isotopengeochemie (Department "Geochemie") ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen:

Fremdsprachensekretär:in / Assistenz (w_m_d)

Kennziffer 6751

Ihr Aufgabengebiet:

  • Organisation und Koordinierung von Arbeitsabläufen und Geschäftsvorgängen im Sekretariat (z.B. Pflege der Personaldatenbank sowie allg. Verwaltungsunterlagen, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Ablage, Zuweisung von Büroräumen, Buchung von Seminarräumen und audiovisueller Ausrüstung, Materialbeschaffungsmanagement)
  • Schriftliche Korrespondenz und mündliche Kommunikation in Deutsch und Englisch und ggf. in einer weiteren Fremdsprache, sowie Übersetzungsarbeiten fremdsprachiger Texte (Deutsch-Englisch oder Englisch-Deutsch)
  • Bestellung und Überwachung der Verbrauchsmaterialien für die Sektion
  • Unterstützung der Sektionsleitung (vor Ort am GFZ und an der FU Berlin), u.a. Kalenderführung, Organisation von Dienstreisen im In- und Ausland, Verwaltung des Sektionsbudgets
  • Unterstützung bei Bewerbungen und Einstellungsverfahren in- und ausländischer Mitarbeiter*innen, Gastwissenschaftler*innen, Praktikanten sowie Betreuung neuer Sektionsmitglieder, allg. administrative Unterstützung der Sektion
  • Pflege und Aktualisierung der Sektionswebseite und der GFZ-Publikationsdatenbank
  • Planung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen (z.B. Sektionstreffen, Seminare, Workshops)
  • Koordination der Jahresberichte zwischen Sektionsleitung und Departmentleitung (z.B. Drittmittel, Statistiken)
  • Organisation und Koordination von internen Wartungsarbeiten und allg. Fachdiensten am GFZ für die Sektion

Ihr Qualifikationsprofil:

  • Abgeschlossene Ausbildung zur Fremdsprachensekretärin/zum Fremdsprachensekretär oder ein kaufmännisches Studium bzw. eine verwaltungsorientierte fachliche Ausbildung mit Nachweis
  • Sehr gute Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
  • Kenntnisse und Erfahrung in der professionellen Sekretariatsführung
  • Sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, Power Point), Internet, E-Mail-Programmen, Internetrecherche
  • Ausgeprägtes strategisches Denkvermögen, die Fähigkeit, in einem Umfeld mit vielfältigen sich täglich wechselnden Aktivitäten zu arbeiten
  • Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Organisationstalent einschließlich einer präzisen, selbständigen und methodischen Arbeitsweise
  • Ausgeprägte Fähigkeiten im Umgang mit Menschen aus verschiedenen Ländern und Kulturen, Interesse an der Betreuung eines internationen Teams 

Wir bieten Ihnen:

  • anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
  • modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
  • Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
  • umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
  • eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
  • Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
  • eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände 
  • einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
  • eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Startdatum: nächstmöglich
Befristung: 2 Jahre
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.
Arbeitsort: Potsdam


Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 02.02.2023. Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular.

Diversität und Chancengleichheit sind integrale Bestandteile unserer Personalpolitik. Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Hierzu können Sie sich bei Fragen an unsere Schwerbehindertenvertretung unter sbv[at]gfz-potsdam.de wenden, die Sie gern im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt. Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter können Sie gern mit unserer Gleichstellungsbeauftragten unter gba[at]gfz-potsdam.de Kontakt aufnehmen.

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BbgDSG verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.
Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Julia Fechner entweder per Email jfechner@gfz-potsdam.de oder per Telefon +49 (0) 331-288-1421 zur Verfügung. Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich gerne an unser Recruiting-Team unter der Telefonnummer +49 (0) 331-6264-28787.


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